Rejestracja czasu pracy ma dwa zadania. Pierwsze jest formalne: pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy (art. 149 Kodeksu pracy), z pracą w każdym dniu, nadgodzinami, pracą w nocy i dniami wolnymi. Drugie jest praktyczne: firma chce wiedzieć, ile czasu zajmuje projekt, klient albo zadanie, żeby dobrze wycenić kolejne i nie dokładać do istniejących.
Większość narzędzi na rynku wybiera jedno z tych zadań. Systemy RCP (rejestracja czasu pracy) pilnują wejść, wyjść i zgodności z przepisami. Time trackery liczą czas na projektach i zadaniach. Przejrzeliśmy, jak robią to najpopularniejsze systemy w Polsce i na świecie, i porównaliśmy je z tym, co ma Intum.
Jak to robią w Polsce
inEwi jest chyba najczęściej polecanym polskim programem do ewidencji. Pracownik rejestruje wejście i wyjście w aplikacji, na tablecie z rozpoznawaniem twarzy, kodem QR albo z geolokalizacją i zdjęciem, co ogranicza odbijanie karty za kolegę. Do tego są wnioski urlopowe z akceptacją przełożonego, grafiki i raporty z nadgodzinami w podziale na 50%, 100% i średniotygodniowe, gotowe do przekazania do systemu kadrowo-płacowego.
Kadromierz idzie w podobną stronę, z mocnym naciskiem na grafiki zmianowe. Obecność rejestruje się w aplikacji pracownika, a kierownik może włączyć sprawdzanie, czy pracownik jest w wyznaczonym miejscu. Dane o spóźnieniach, nieobecnościach i nadgodzinach trafiają do programów kadrowych, takich jak Comarch Optima, Sage czy Enova.
TimeCamp, choć też pochodzi z Polski, gra w innej lidze. To time tracker dla firm projektowych: program na komputerze sam zapisuje, w jakich aplikacjach i na jakich stronach pracujesz, wykrywa bezczynność, rozróżnia czas płatny i niepłatny, a z godzin robi fakturę dla klienta.
Jak to robią na świecie
Toggl Track to klasyk: jeden przycisk startu, dobre raporty i dużo integracji. W wersji na komputer potrafi zapisywać, czym się zajmowałeś, i przypomina o stoperze, gdy zapomnisz go włączyć.
Clockify jest najczęściej wybierany, gdy liczy się cena. Ma darmowy plan bez limitu użytkowników, a w płatnych: zatwierdzanie kart czasu pracy, stawki na poziomie osoby, projektu albo klienta, budżety z powiadomieniem o przekroczeniu, raport obecności z nadgodzinami, urlopy i kiosk z kodem PIN.
Harvest wygrywa tam, gdzie godziny trzeba zamienić na faktury. Stawki, budżety projektów i faktury dla klientów to jego podstawa.
Timely stawia na automatyzację. Aplikacja w tle zapisuje, nad czym pracujesz, a sztuczna inteligencja układa z tego propozycję karty czasu pracy, którą tylko zatwierdzasz. Z czasem uczy się z Twoich poprawek.
Co z tego wynika
Najlepsze narzędzia różnią się tym, skąd wiedzą, nad czym pracowałeś. Systemy RCP tego nie wiedzą, bo zapisują tylko obecność. Time trackery albo pytają (stoper, ręczny wpis), albo śledzą komputer przez zainstalowany program. To drugie jest wygodne, ale nie każdy chce, żeby pracodawca widział listę otwieranych stron.
Druga sprawa: w większości firm zadania są w jednym systemie, poczta w drugim, a czas pracy w trzecim. Integracje to łatają, ale wpis czasu i tak trzeba połączyć z zadaniem ręcznie.
Jak to działa w Intum
Czas pracy w Intum jest częścią tego samego systemu, w którym są zadania, projekty, klienci, poczta, helpdesk i czat. To zmienia sporo w codziennym wpisywaniu godzin.
Stoper i dzień pracy
Przycisk Play na górnym pasku zaczyna dzień pracy, a w trakcie zamienia się w Przerwę i Zakończ pracę. Ten sam przycisk jest w każdym zadaniu i wtedy czas od razu liczy się na to zadanie. Gdy klikniesz Play dopiero po jakimś czasie pracy, system zapyta, od której naprawdę pracujesz, i podpowie godzinę pierwszej aktywności.
Zapomniany Stop nie psuje ewidencji. Praca bez Stopu kończy się sama po 12 godzinach, a przy włączonym automatycznym Stopie po bezczynności koniec pracy ustawia się na ostatniej aktywności w systemie. Praca przez północ jest liczona poprawnie, bez ucinania o 24:00.
Podpowiedzi z tego, co robiłeś w systemie
Tu Intum ma przewagę, która wynika z budowy. System widzi Twoje działania: komentarze w zadaniach, zmiany statusów, wysłane maile, odpowiedzi w helpdesku, commity w repozytorium. Nie trzeba instalować programu śledzącego komputer.
Z tych śladów powstaje oś dnia. Widać na niej, kiedy pracowałeś, co jest już wpisane, a co nie. Luki bez wpisu są gotowe do uzupełnienia jednym kliknięciem, z godzinami i zadaniem, przy którym wtedy było najwięcej pracy. Czas ze stoperem, w którym w systemie nic się nie działo, jest osobno oznaczony, więc wiadomo, gdzie trzeba dopisać, co było robione (np. spotkanie albo telefon).
Asystent AI wypełnia cały dzień na podstawie aktywności i commitów, a przy pojedynczym wpisie z krótkiej notatki pisze porządny opis pracy. Cały dzień można też poprawić jako zwykły tekst, linia po linii, i zapisać wszystko naraz.
Raporty, akceptacja i urlopy
- Miesięczny raport czasu pracy zatwierdza przełożony, nie sam pracownik. Po zatwierdzeniu wpisy z tego okresu są zablokowane, a raport można wyeksportować do PDF albo CSV.
- Korekta godzin w raporcie wymaga podania powodu.
- Raport tygodniowy porównuje godziny z normą każdej osoby, a urlop pokrywa normę.
- Wnioski urlopowe są w tym samym module. Raportu nie da się zamknąć, dopóki w okresie jest niezatwierdzony wniosek.
Kierownik zespołu widzi czas pracy swoich ludzi i zatwierdza ich raporty, ale nie poprawia ich wpisów. Gdy ktoś nie uzupełni dnia, system mu o tym przypomni.
Czas na zadaniach, projektach i klientach
Każdy wpis może mieć zadanie, projekt, klienta i tagi, a gdy wybierzesz zadanie, projekt i klient uzupełniają się sami. Lista wpisów pokazuje podsumowanie godzin w podziale na projekty i klientów. Wszystko jest dostępne przez API, więc czas pracy mogą też odczytywać i dopisywać agenci AI.
Nad czym teraz pracujemy
Część funkcji znanych z systemów RCP i z narzędzi do rozliczania godzin jest w przygotowaniu i wkrótce będzie dostępna:
- nadgodziny w podziale na 50% i 100% oraz praca w nocy, wyliczane w miesięcznym raporcie,
- stawki godzinowe i faktury z godzin pracy dla klienta, wystawiane przez Fakturownię,
- budżety godzin na projektach z powiadomieniem, gdy zbliżają się do limitu,
- rejestracja obecności na miejscu: kiosk, kod QR i sprawdzanie lokalizacji, a do tego grafiki zmianowe.
Wszystko to trafi do tego samego modułu, więc obecność, zadania i rozliczenie z klientem zostaną w jednym miejscu.
Porównanie z systemami w Polsce
| Funkcja | inEwi | Kadromierz | TimeCamp | Intum |
|---|---|---|---|---|
| Start i koniec pracy w aplikacji | tak | tak | tak | tak, przycisk Play na górnym pasku i w każdym zadaniu |
| Kiosk, kod QR, zdjęcie, rozpoznawanie twarzy | tak | - | - | kiosk i kod QR wkrótce |
| Sprawdzanie lokalizacji | tak | tak | - | wkrótce, dziś wybór biuro albo zdalnie |
| Grafiki zmianowe | tak | tak, główna funkcja | - | wkrótce |
| Nadgodziny 50% i 100% | tak | tak | - | wkrótce, dziś norma tygodniowa i dni poniżej normy |
| Wnioski urlopowe | tak | tak | - | tak, w tym samym module |
| Akceptacja przez przełożonego | wnioski urlopowe | - | karty czasu pracy | miesięczny raport i wnioski urlopowe |
| Czas na zadaniach i projektach | - | - | tak | tak, zadania i projekty w tym samym systemie |
| Podpowiedzi, co robiłeś | - | - | tak, program na komputerze | tak, z działań w systemie, bez programu śledzącego |
| Wykrywanie bezczynności | - | - | tak | tak, z automatycznym Stopem |
| Wypełnianie dnia przez AI | - | - | - | tak |
| Faktury z godzin | - | - | tak | wkrótce, przez Fakturownię |
Porównanie z systemami na świecie
| Funkcja | Toggl Track | Clockify | Harvest | Timely | Intum |
|---|---|---|---|---|---|
| Stoper i ręczne wpisy | tak | tak | tak | tak | tak |
| Automatyczne zapisywanie pracy | tak, program na komputerze | tak, program na komputerze | nie | tak, główna funkcja | tak, z działań w systemie |
| Propozycja wpisów do zatwierdzenia | - | - | - | tak, AI | tak, oś dnia z lukami i asystent AI |
| Wykrywanie bezczynności | tak | tak | tak | - | tak |
| Akceptacja kart czasu pracy | tak, w droższych planach | tak, w droższych planach | tak | - | tak, miesięczny raport |
| Stawki i faktury | stawki | stawki i faktury | stawki i faktury | stawki | wkrótce, faktury przez Fakturownię |
| Budżety projektów | tak | tak, z alertami | tak | tak | szacowany czas zadania i suma godzin projektu, alerty wkrótce |
| Urlopy | - | tak | - | - | tak |
| Zadania, poczta, CRM i helpdesk w tym samym systemie | przez integracje | przez integracje | przez integracje | przez integracje | tak |
| Edycja całego dnia jako tekst | - | - | - | - | tak |
Myślnik oznacza, że nie znaleźliśmy takiej funkcji w materiałach producenta. Zestawienie przygotowaliśmy na podstawie stron i dokumentacji producentów (stan na listopad 2026). W wielu systemach część funkcji jest tylko w droższych planach, więc przed wyborem warto sprawdzić aktualny cennik.
Intum najlepiej sprawdza się tam, gdzie praca toczy się w zadaniach, mailach i zgłoszeniach. Czas pracy wynika wtedy z tego, co i tak robisz w systemie, a uzupełnienie dnia trwa chwilę zamiast kwadransa. Gdy dojdą nadgodziny, faktury z godzin i rejestracja obecności na miejscu, ewidencja, praca na zadaniach i rozliczenie z klientem będą w jednym systemie, bez łączenia kilku narzędzi.